| REGOLAMENTO PER GLI STUDIOSI
DELL’ARCHIVIO STORICO DELLA SEGRETERIA DI STATO
SEZIONE PER I RAPPORTI CON GLI STATI
E LE ORGANIZZAZIONI INTERNAZIONALI (ASRS)
(in vigore dal 2 marzo 2020 – modificato il 26 luglio 2021) [EN - IT] PREMESSA La Sezione per i Rapporti con gli Stati e le Organizzazioni Internazionali della Segreteria di Stato consente l’accesso ai fini di studio del proprio materiale archivistico di carattere storico, nei termini e alle condizioni indicati nel presente Regolamento. Presentando la richiesta d’ammissione all’Archivio Storico della Segreteria di Stato – Sezione per i Rapporti con gli Stati e le Organizzazioni Internazionali (ASRS), lo Studioso accetta espressamente detto Regolamento e le sue eventuali successive modifiche o integrazioni. La trasgressione di una o più norme ivi contenute può comportare la revoca temporanea o definitiva del permesso di accesso alla Sala di consultazione. I. AMMISSIONE ALLA CONSULTAZIONE 1. Per essere ammessi alla Sala di consultazione dell’Archivio Storico, gli Studiosi con qualifica di istituti di studi superiori inoltrino formale richiesta cartacea all’Ecc.mo Segretario della Sezione per i Rapporti con gli Stati e le Organizzazioni Internazionali (S.RR.SS.OO.II.) – Segreteria di Stato, 00120 Città del Vaticano – indicando le proprie generalità (dati anagrafici e di contatto, comprensivi di e-mail e recapito telefonico), il centro di studi o il docente di riferimento e il tema della ricerca per il quale si intende consultare il materiale archivistico. Detta domanda deve essere corredata da: 1) una copia del documento d’identità; 2) una lettera commendatizia del referente accademico e/o ecclesiastico; 3) curriculum vitae; 4) due fototessere (nelle quali i religiosi indossino l’abito ecclesiastico). Il richiedente autorizza il trattamento dei dati personali forniti all’atto della presentazione della domanda, per le finalità previste dal presente Regolamento, nel rispetto della normativa vigente nello Stato della Città del Vaticano. 2. La domanda va inoltrata, completa di tutta la documentazione richiesta, con almeno un mese di anticipo rispetto alla data in cui si intende frequentare la Sala di consultazione. 3. Autorizzata l’ammissione dello Studioso dall’Ecc.mo Segretario della S.RR.SS.OO.II., la Gendarmeria Vaticana consegna una tessera personale, valida per l’anno accademico in corso, che permette al richiedente di accedere al territorio dello Stato della Città del Vaticano dall’ingresso di Porta Sant’Anna. 4. Lo Studioso riceverà un’e-mail dalla Gendarmeria Vaticana per essere avvisato che la sua tessera è pronta per il ritiro presso l’Ufficio permessi al Portone di Bronzo, sotto al colonnato di San Pietro (vd. Orari e contatti sul sito dell’ASRS). 5. Quando viene rilasciata la tessera personale, lo Studioso riceve altresì un’e-mail con le istruzioni da seguire per prenotare una postazione di studio su internet. La tessera in corso di validità dà diritto di accesso alla Sala di consultazione solo nei giorni e orari previamente prenotati dallo Studioso sul sito di prenotazione on-line dell’Archivio Storico (vd. parr. IV-V). 6. Il periodo di validità della tessera è di un anno accademico (dal 15 settembre al 15 luglio seguente), con possibilità di rinnovo annuale (vd. par. II). 7. La tessera è strettamente personale e non cedibile a terzi. L’eventuale furto o smarrimento della tessera va immediatamente comunicato all’Archivio Storico. II. RINNOVO DEL PERMESSO DI ACCESSO 8. Dal 1° gennaio di ogni anno è possibile chiedere il rinnovo del permesso di accesso per l’anno accademico seguente. A tal fine, lo Studioso invii apposita domanda cartacea all’Ecc.mo Segretario della Sezione per i Rapporti con gli Stati e le Organizzazioni Internazionali (S.RR.SS.OO.II.) – Segreteria di Stato, 00120 Città del Vaticano, avendo premura di indicare nel testo eventuali modifiche intercorse nei propri dati anagrafici e di contatto, o il cambio del proprio istituto/referente/ambito di ricerca. 9. Il rinnovo del permesso d’accesso (ovvero l’estensione di validità della tessera dello Studioso) è attivo a decorrere dall’autorizzazione espressa dall’Ecc.mo Segretario della S.RR.SS.OO.II. Qualora il rinnovo sia richiesto per l’anno accademico seguente, tale autorizzazione darà diritto alla relativa prenotazione on-line della postazione di studio (vd. par. V) quando l’Archivio Storico aprirà il sistema di prenotazione per il nuovo anno accademico durante la chiusura estiva della Sala di consultazione. 10. La richiesta di rinnovo può essere presentata, con le stesse modalità, anche dallo Studioso che non ha rinnovato il proprio permesso di accesso per l’anno/anni accademico/i precedente/i. 11. L’avvenuto rinnovo viene comunicato al richiedente tramite l’invio di un’e-mail no-reply e/o, quando è relativo all’anno accademico in corso, può essere visualizzato dallo Studioso nel proprio account del sito di prenotazione on-line. III. ORARI DI APERTURA 12. La Sala di consultazione dell’Archivio Storico è aperta agli Studiosi dal lunedì al venerdì, dalle ore 9.00 alle ore 13.00 (salvo diverse indicazioni pubblicate nella Sala di consultazione e/o sul sito internet dell’ASRS). 13. La Sala di consultazione resta chiusa dalla seconda metà di luglio alla prima metà di settembre, nel periodo di festività natalizie e nei giorni festivi indicati nel calendario della Città del Vaticano. 14. L’Archivio Storico si riserva il diritto di chiudere in via eccezionale la Sala di consultazione agli Studiosi, senza obbligo di preavviso. IV. ACCESSO ALLA SALA DI CONSULTAZIONE 15. Per entrare nella Città del Vaticano dall’ingresso di Porta Sant’Anna e accedere alla Sala di consultazione, sita nel Cortile del Belvedere, lo Studioso deve esibire la tessera personale in corso di validità (vd. parr. I-II). 16. Gli Studiosi hanno diritto di accedere alla Sala di consultazione solo previa prenotazione della postazione di studio, da effettuare per via telematica nell’apposito sito di prenotazione on-line dell’Archivio Storico (vd. par. V). 17. Non sarà possibile accedere alla Sala di consultazione senza la tessera personale e senza aver effettuato detta prenotazione nel rispetto delle tempistiche e delle norme pubblicate nel presente Regolamento. 18. La prenotazione della postazione di studio è necessaria per poter consultare qualsiasi tipologia di materiale conservato nell’Archivio Storico, compresi gli inventari e la documentazione afferente a periodi anteriori al pontificato di Pio XII, attualmente consultabile in versione cartacea. V. PRENOTAZIONE DELLA POSTAZIONE DI STUDIO 19. Per poter accedere alla Sala di consultazione lo Studioso deve prenotare una postazione di studio presso la Sala di consultazione, esclusivamente tramite il sito di prenotazione on-line dell’Archivio Storico. Non è consentito prenotare via telefono, per corrispondenza o di persona. 20. Solo gli Studiosi che hanno già ottenuto il permesso d’accesso alla Sala di consultazione dall’Ecc.mo Segretario della S.RR.SS.OO.II. possono registrarsi sul sito di prenotazione on-line. 21. Una volta che allo Studioso è stata notificata dalla Gendarmeria Vaticana la disponibilità al ritiro della tessera personale, gli verrà altresì inoltrata un’e-mail no-reply con le istruzioni da seguire per registrarsi al sito di prenotazione on-line dell’Archivio Storico. 22. Gli utenti registrati sono tenuti a mantenere sempre aggiornati i propri dati personali, apportando nel proprio profilo utente le opportune modifiche, e a mantenere riservate le credenziali d’accesso, accettando di essere ritenuti responsabili di tutte le attività che verranno effettuate con il proprio account. 23. È consentito prenotare postazioni in Sala di consultazione solo nell’anno accademico in corso. Ogni anno, durante la chiusura estiva, verrà aperto il sistema di prenotazione on-line che consente di accedere a partire dal 15 settembre successivo, con avviso pubblicato sul sito internet dell’ASRS. Si ricorda agli Studiosi già registrati che, per aver diritto di prenotazione nell’anno accademico seguente, è necessario aver previamente richiesto il relativo rinnovo del permesso d’accesso annuale (vd. par. II). 24. La prenotazione della postazione di studio è consentita solo in presenza di posti liberi disponibili. 25. Ogni prenotazione è valida per una singola fascia oraria giornaliera: 1a fascia oraria: dalle 9.00 alle 10.59; 2a fascia oraria: dalle 11.00 alle 13.00. 26. Se sussiste disponibilità di postazioni, è consentito prenotare 2 fasce orarie consecutive. 27. È consentito prenotare un numero massimo di 120 fasce orarie per anno accademico. 28. Quando lo Studioso si presenta in Sala di consultazione alla sua 100a prenotazione, ha facoltà di consegnare all’Addetto di Sala motivata richiesta scritta di estensione del limite di prenotazioni consentite per l’anno accademico in corso, indicando il numero di prenotazioni aggiuntive necessario. All’eventuale approvazione, parziale o integrale, della richiesta (convalidata solo previa verifica della disponibilità di postazioni nei mesi venturi) corrisponde un aumento del limite massimo di prenotazioni consentite allo Studioso nel suo account del sito di prenotazione on-line. 29. Se sussiste disponibilità di postazioni, la prenotazione è consentita fino ad un'ora prima della chiusura della Sala di consultazione, ovvero fino alle ore 12.00. 30. È consentito cancellare una prenotazione previamente effettuata, fino ad un numero massimo di 20 fasce orarie cancellate per anno accademico. 31. La cancellazione è consentita fino ad un (1) minuto prima dell’orario di inizio della fascia oraria prenotata. 32. La postazione che torna libera in seguito a cancellazione di uno Studioso diviene disponibile per un’eventuale nuova prenotazione. 33. Se lo Studioso raggiunge il numero di 6 assenze in un anno accademico (cioè non si presenta in Sala di consultazione senza aver previamente cancellato la prenotazione secondo gli artt. 30-31), intercorre automaticamente nel provvedimento di sospensione. Tale provvedimento prevede la revoca istantanea del permesso di accesso in quell’anno accademico e la cancellazione di tutte le eventuali altre prenotazioni già effettuate. 34. L’Archivio Storico si riserva il diritto di modificare o cancellare le prenotazioni, opportunamente avvisando gli Studiosi interessati, per motivi di ordine sanitario, amministrativo o tecnico-informatico. VI. FREQUENZA DELLA SALA DI CONSULTAZIONE 35. Accedendo alla Sala di consultazione, lo Studioso accetta di essere ripreso dalle videocamere di sorveglianza ivi posizionate. 36. Gli Studiosi depositino gli effetti personali negli armadietti situati all’ingresso. Non è consentito accedere alla postazione di studio con borse o zaini, custodie per computer portatili, forbici o tagliacarte, cibi, acqua o bevande. 37. L’Archivio Storico non è in alcun modo responsabile di eventuali furti o danni agli effetti personali che gli Studiosi lasciano nell’armadietto del guardaroba e/o presso la postazione di studio. 38. Allo Studioso non è consentito sostare nella Sala di consultazione al di fuori delle fasce orarie prenotate. 39. Lo Studioso firmi il registro delle presenze presso l’Addetto di Sala, indicando il proprio orario di ingresso e di uscita. 40. Gli Studiosi sono tenuti a seguire le indicazioni degli Addetti di Sala per quanto riguarda l’utilizzo della postazione, l’eventuale consegna del materiale archivistico cartaceo e il comportamento da adottare nell’ambiente di studio. 41. Per accedere al sistema di consultazione presso la postazione prenotata, lo Studioso deve immettere le proprie credenziali d’accesso (le stesse valide per il sito di prenotazione on-line). 42. La strumentazione informatica messa a disposizione dello Studioso è destinata esclusivamente alla consultazione del materiale archivistico digitalizzato. Sul computer della postazione di studio non è pertanto consentito l’utilizzo di hard-disk esterni o la navigazione in internet. 43. Lo Studioso ha l’obbligo di trattare con la massima cura la strumentazione informatica e i documenti archivistici. È severamente vietato asportare, danneggiare o modificare in qualsiasi modo il materiale archivistico consultabile in versione cartacea, sovvertire l’ordine delle carte, aprire buste sigillate, appoggiarsi sui fascicoli, evidenziare, sottolineare o scrivere con qualsiasi mezzo sui documenti, nonché utilizzare segnalibri che possano lasciare tracce (in particolare post-it e qualunque tipo di nastro adesivo). Gli Studiosi sono pregati di informare l’Addetto di Sala di qualsiasi eventuale anomalia nella documentazione che possa comprometterne lo stato di conservazione. 44. Presso le postazioni di studio è consentito solo l’uso del proprio computer portatile e della matita. Quando si ha in consultazione documentazione cartacea è vietato l’uso di penne, pennarelli, matite colorate, evidenziatori e simili. 45. Gli Studiosi sono tenuti ad osservare rigorosamente il silenzio. Sono consentite solo eventuali comunicazioni brevi e a voce bassa. 46. Nella Sala di consultazione rimangano spenti i cellulari e ogni apparecchio elettronico, ad eccezione dei computer portatili. Non è consentito l’ascolto di musica o di registrazioni audio tramite cuffie o auricolari. 47. È vietato effettuare riprese video o fotografiche, con qualsiasi mezzo, degli ambienti della Sala di consultazione e del materiale archivistico in consultazione. 48. Nella Sala di consultazione e nelle sue adiacenze è proibito fumare. VII. DISTRIBUZIONE DEL MATERIALE ARCHIVISTICO 49. La documentazione consultabile in versione digitale è accessibile agli Studiosi senza alcun limite quantitativo e da più postazioni contemporaneamente. 50. Il materiale archivistico che è stato preparato per la consultazione tramite digitalizzazione delle carte (ivi compresa la documentazione afferente al pontificato di Pio XII) è consultabile unicamente in versione virtuale dalle postazioni informatiche messe a disposizione degli Studiosi. 51. Le richieste della documentazione consultabile in versione cartacea (periodi anteriori al pontificato di Pio XII) si effettuano compilando i moduli “Richiesta di documenti” disponibili presso l’Addetto di Sala. Si compila un modulo per ogni unità archivistica (fascicolo o volume). Lo Studioso può richiedere non più di tre (3) unità archivistiche alla volta, fino a un massimo di cinque (5) al giorno. I moduli di richiesta compilati vanno consegnati all’Addetto di Sala entro le ore 9.30 / 10.30 / 11.30. Non saranno prese in considerazione le richieste presentate oltre il termine stabilito. Non è consentito richiedere materiale da consultare il giorno seguente. 52. I documenti in consultazione cartacea sono consegnati dall’Addetto di Sala e devono essere riconsegnati al medesimo, che li custodisce. Lo Studioso potrà avere in consultazione non più di cinque (5) unità archivistiche per volta, che dovrà riconsegnare entro le ore 12.50. 53. Lo Studioso può chiedere all’Addetto di Sala di lasciare in deposito la documentazione cartacea che intende continuare a consultare nei giorni seguenti. Tale documentazione resta in deposito, salvo diverse disposizioni a discrezione dell’Archivio Storico, per un periodo di 15 giorni. Lo Studioso è pertanto pregato di informare l’Addetto di Sala se intende tornare a consultare la documentazione in deposito oltre questo termine. 54. È a discrezione dell’Archivio Storico l’eventuale esclusione dalla consultazione, temporanea o permanente, di documentazione archivistica richiesta dallo Studioso per ragioni giuridico-amministrative, tecnico-informatiche o conservative. VIII. RIPRODUZIONI 55. È severamente vietato effettuare riproduzioni del materiale archivistico dato in consultazione, sia cartacea sia virtuale, con mezzi propri (macchine fotografiche, videocamere, telefoni cellulari e smart-phone, scanner portatili ecc.). 56. È possibile richiedere riproduzioni del materiale archivistico, esclusivamente ad uso personale per motivi di studio e su supporto cartaceo. Per ogni fascicolo o volume la richiesta di fotocopie non può superare un terzo del numero totale dei fogli. In caso di richiesta di un numero eccessivo di fotocopie, il Responsabile dell’Archivio Storico ha facoltà di prendere misure cautelari adeguate. 57. Le richieste di riproduzioni ai fini di studio da materiale archivistico cartaceo devono essere presentate compilando l’apposito modulo per le fotocopie a disposizione presso l’Addetto di Sala. Per la richiesta di riproduzioni ai fini di studio di documenti digitalizzati si seguano le istruzioni presenti nel programma di consultazione. 58. Il pagamento delle riproduzioni avviene al momento della presentazione della richiesta. È accettato solo il pagamento in contanti. 59. Per riproduzioni a scopi particolari (pubblicazione, esposizione ecc.) ci si rivolga al Responsabile dell’Archivio Storico della Segreteria di Stato - Sezione per i Rapporti con gli Stati e le Organizzazioni Internazionali. 60. Dopo eventuale autorizzazione concessa dall’Ecc.mo Segretario della S.RR.SS.OO.II. e a seguito del pagamento della quota per il copyright, le riproduzioni possono essere pubblicate, debitamente indicando tutti gli estremi identificativi della documentazione archivistica (vd. par. X). 61. In nessun caso è lecito fornire a terzi e/o adoperare a scopo commerciale le riproduzioni ottenute. IX. PUBBLICAZIONE DELLE FONTI 62. Il permesso di consultazione comporta l’autorizzazione a pubblicare solo la trascrizione dei documenti archivistici (esclusi gli inventari e gli altri mezzi di corredo messi a disposizione dall’Archivio Storico). Per pubblicare riproduzioni di documenti è necessario presentare apposita richiesta di autorizzazione (vd. artt. 59-61). 63. Ogni riferimento, citazione, trascrizione, copia in facsimile o riproduzione di documentazione dell’Archivio Storico pubblicato/a, esposto/a o presentato/a, in forma scritta o verbale (sia parziale sia integrale), tramite qualsiasi mezzo di comunicazione, deve essere accompagnato/a dai relativi estremi identificativi (vd. par. X). 64. Gli Studiosi avranno cura di consegnare all’Archivio Storico due copie di ogni loro pubblicazione che si è avvalsa del materiale ivi conservato, entro un anno dalla pubblicazione. 65. Qualora vi compaia almeno una citazione di documenti dell’Archivio Storico, il riferimento bibliografico della pubblicazione pervenuta sarà inserito nella pagina on-line “Bibliografia” consultabile sul sito internet dell’ASRS. X. CITAZIONE DELLE FONTI 66. La prima citazione riporta in forma estesa e in ordine successivo: Città del Vaticano, Archivio Storico della Segreteria di Stato - Sezione per i Rapporti con gli Stati e le Organizzazioni Internazionali (ASRS), Fondo (AA.EE.SS., Caprano, OO.II., Spogli), Pontificato, Parte (se presente), Serie (Card. Agostino Casaroli; istituzione internazionale; Rapporti delle sessioni; Scatole Bianche …; Stato/area geografica), numero della Posizione (Pos.), numero del fascicolo/volume (fasc./vol.) se presente, numero del/i foglio/i (f./ff.) specificando se recto o verso. Esempi: ASRS, [fondo] Congregazione degli Affari Ecclesiastici Straordinari, [pontificato] Pio XI, [serie] Germania, Pos. 652 P.O., fasc. 201, f. 10r. ASRS, AA.EE.SS., Pio XII, parte I, Francia, Pos. 842, ff. 2r-4v. ASRS, AA.EE.SS., Pio XII, parte Asterisco, Cuba, Pos. 1*, ff. 8r-9r. ASRS, AA.EE.SS., Pio XII, parte Extracta, America, Pos. 233, f. 14r. ASRS, Organizzazioni Internazionali, Pio XII, Alcolismo 3106, Pos. 2, ff. 1r-26v. ASRS, Spogli, Card. Agostino Casaroli, Pos. 4, f. 4r. 67. Per le citazioni successive è consentito utilizzare le seguenti abbreviazioni: Archivio Storico della Segreteria di Stato - Sezione per i Rapporti con gli Stati e le Organizzazioni Internazionali = ASRS Fondo Congregazione degli Affari Ecclesiastici Straordinari = AA.EE.SS. Fondo Organizzazioni Internazionali = OO.II.
REGULATIONS FOR CONSULTATION
HISTORICAL ARCHIVE OF THE SECRETARIAT OF STATE
SECTION FOR RELATIONS WITH STATES
AND INTERNATIONAL ORGANIZATIONS (ASRS)
(effective 2 March 2020 – modified 26 July 2021) INTRODUCTION The Secretariat of State’s Section for Relations with States and International Organizations allows entry for consultation of its historic archival material in accordance with the terms and conditions set forth in the present Regulations. By presenting a request for admission to the Historical Archive of the Secretariat of State – Section for Relations with States and International Organizations (ASRS), the researcher expressly accepts the following Regulations and all further modifications or supplements. Violation of one or more of the norms contained herein can lead to temporary or permanent revocation of permission to enter the Reading room. I. ADMISSION 1. To be admitted to the Reading room of the Historical Archive, qualified researchers from institutes of higher learning must submit a formal written request to the Secretary of the Section for Relations with States and International Organizations (Secretariat of State, 00120 Vatican City State), providing personal data and contact information, including email address and telephone number, the name of their institution or supervisor and the topic for which he or she wishes to consult the archival material. This request must be accompanied by: 1) a copy of a document of proof of identity; 2) a recommendation letter from an academic and/or ecclesiastical reference; 3) a curriculum vitae; 4) two passport photos (clergy and religious should wear ecclesiastical attire). The applicant authorizes the processing of the personal data provided at the time of submitting the request for the purposes set out in the present Regulations, in compliance with the current legislation of Vatican City State. 2. The request, together with the complete documentation required, should be sent at least one month in advance of the date on which the researcher intends to visit the Reading room. 3. Once the researcher’s admission has been authorized by the Secretary for Relations with States and International Organizations, the Vatican Gendarmes will issue a personal ID card, valid for the current academic year, which grants the applicant entrance to the territory of Vatican City State through the Porta Sant’Anna (Saint Anne Gate). 4. The researcher will receive an email from the Vatican Gendarmes when the ID card is ready to picked up at the Permissions Office inside the Bronze Doors under the colonnade of Saint Peter’s (see the Hours and Contact Information on the ASRS website). 5. When the personal ID card is issued, the researcher also receives an email with instructions to be followed for reserving a workstation through the internet. A valid ID card grants the right to enter the Reading room only on the days and times previously reserved by the researcher on the reservation site of the Historical Archive’s website (see paragraphs IV-V). 6. The ID card is valid for one academic year (from 15 September to the following 15 July), with the possibility of an annual renewal (see paragraph II). 7. The ID card is strictly personal and not transferable to third parties. Any theft or loss of the ID card should be reported immediately to the Historical Archive. II. RENEWAL OF PERMISSION FOR ENTRY 8. Beginning on 1 January of each year it is possible to request a renewal of permission to enter the Archive for the following academic year. To do so, the researcher should send an appropriate written request to the Secretary for Relations with States and International Organizations (Secretariat of State, 00120 Vatican City State), taking care to indicate in the request any changes in personal or contact information, or a change in institution, reference person or area of research. 9. The renewal of permission for entry (or the extension of the validity of the researcher’s ID card) is valid from the time of the express authorization of the Secretary for Relations with States and International Organizations. If the renewal is requested for the following academic year, this authorization will entitle the researcher to the relevant online reservation of a workstation (see paragraph V) when the Historical Archive opens its reservation system for the new academic year during the summer closing of the Reading room. 10. The request for renewal can be presented, in the same way, also by a researcher who has not renewed his or her own permission for entry in the previous academic year(s). 11. The renewal is communicated to the researcher through a no reply email and/or, when it pertains to the current academic year, it can be viewed by the researcher on his or her online reservation site account. III. OPENING HOURS 12. The Reading room of the Historical Archive is open to researchers from 9:00 to 13:00 Monday through Friday (unless otherwise indicated in the Reading room and/or on the ASRS website). 13. The Reading room is closed from the second half of July to the first half of September, during Christmas holidays and on feast days indicated on the calendar of Vatican City. 14. The Historical Archive reserves the right to close the Reading room to researchers in exceptional circumstances without notice. IV. ENTRY TO THE READING ROOM 15. The researcher must show his or her currently valid personal ID card in order to enter Vatican City through the Porta Sant’Anna (Saint Anne Gate) and to enter the Reading room located in the Belvedere Courtyard (see paragraphs I-II). 16. Researchers are entitled to enter the Reading room only with a prior workstation reservation, to be made electronically on the Historical Archive’s online reservation site (see paragraph V). 17. It is not possible to enter the Reading room without a personal ID card and without having made this reservation in compliance with the deadlines and norms published in the present Regulations. 18. Reservation of a workstation is necessary in order to examine any type of material kept in the Historical Archive, including inventories and documentation relating to periods prior to the pontificate of Pius XII currently available in printed form. V. RESERVATION OF A WORKSTATION 19. To enter the Reading room, the researcher must reserve a workstation in the Reading room, exclusively through the Historical Archive’s online reservation site. A reservation made by telephone, letter or in person is not permitted. 20. Only those researchers who have already obtained permission from the Secretary for Relations with States and International Organizations to enter the Reading room can register on the online reservation site. 21. Once the researcher has been notified by the Vatican Gendarmes that his or her personal ID card is available to be picked up, another no reply email will be sent with instructions for registering on the Historical Archive’s reservation site. 22. Registered users must always keep their personal information updated, with appropriate changes to their user profile. They must also keep their login credentials confidential and accept responsibility for all activities carried out on their account. 23. It is permitted to reserve workstations in the Reading room only in the current academic year. Each year, during the summer closing, the online reservation system will be opened, which will allow for entry beginning from the following 15 September, with notice published on the ASRS website. Previously registered researchers are reminded that, in order to have the right to make a reservation for the following academic year, it is necessary to have previously requested the relevant renewal of the annual entry permit (see paragraph II). 24. Reservation of a workstation is allowed only when there are places available. 25. Each reservation is valid for a single daily time slot: 1. First time slot: 9:00 to 10:59; 2. Second time slot: 11:00 to 13:00. 26. If there are workstations available, the reservation of two consecutive time slots is permitted. 27. It is permitted to reserve a maximum number of 120 time slots per academic year. 28. When a researcher arrives in the Reading room for his or her 100th reservation, he or she has the faculty of presenting to the staff a justified written request for an extension to the limit of reservations allowed for the current academic year, indicating the number of additional reservations needed. Any partial or full approval of the request (confirmed only after checking the availability of workstations in the coming months) carries with it an increase in the maximum limit of reservations the researcher is allowed in his or her account on the online reservation site. 29. If there are workstations available, reservation is permitted up to one hour before the closing of the Reading room, that is, until 12:00 noon. 30. Cancellation of a reservation previously made is permitted, up to a maximum number of 20 time slots cancelled per academic year. 31. Cancellation is permitted up to one (1) minute before the initial hour of the time slot reserved. 32. A workstation that has become free following a researcher’s cancellation becomes available for a possible new reservation. 33. If a researcher is absent six times in an academic year (that is, he or she is not present in the Reading room and has not previously cancelled the reservation according to articles 30-31), an automatic suspension occurs. This provision entails the immediate revocation of the entry permit for that academic year and the cancellation of any other reservations already made. 34. The Historical Archive reserves the right to change or cancel reservations, with appropriate notice to researchers, for health, administrative or technical-IT reasons. VI. INSIDE THE READING ROOM 35. By entering the Reading room, the researcher consents to video surveillance. 36. Researchers are to leave their personal effects in the lockers located at the entrance. It is not permitted to bring bags or backpacks, portable computer cases, scissors or letter openers, food, water or drinks to the workstations. 37. The Historical Archive is not responsible in any way for possible theft or damage to personal effects that researchers leave in the lockers of the checkroom and/or at the workstation. 38. A researcher is not allowed to stay in the Reading room outside of the reserved time slots. 39. The researcher should sign the attendance register with the staff, indicating his or her time of entry and exit. 40. Researchers are bound to follow the directions of the staff concerning the use of the workstation, the delivery of printed archival material and the conduct to be observed in the study area. 41. To access the consultation system at the reserved workstation, the researcher must input his or her login details (the same ones valid for the online reservation site). 42. The IT equipment made available to the researcher is intended exclusively for the consultation of digitalized archival material. At the workstation computer, it is not permitted to use external hard drives or to browse the internet. 43. The researcher is obliged to treat the IT equipment and the archival documents with the greatest care. It is strictly forbidden to take away, damage or modify in any way archival material that can be consulted in printed form; to change the order of the documents; to open sealed envelopes; to lean upon the files; to highlight, underline or write on documents by any means, and to use bookmarks that can leave traces (specifically post-its and any type of adhesive tape). Researchers are asked to inform the staff of any possible anomaly in the documentation that could compromise its state of conservation. 44. At the workstations, only the use of one’s own laptop and pencil is allowed. When examining printed documentation, the use of pens, markers, colored pencils, highlighters and the like is forbidden. 45. Researchers are strictly obliged to observe silence. Only brief communications in a low voice are allowed. 46. In the Reading room, cellphones and every electronic device, except for laptops, are to remain turned off. Listening to music or audiotapes through headphones or earphones is not allowed. 47. It is forbidden to take, by any means whatsoever, videos or photographs of the Reading room and the archival material being consulted. 48. Smoking is prohibited in the Reading room and its vicinity. VII. DISTRIBUTION OF ARCHIVAL MATERIAL 49. Documentation that can be examined in digital form is available to the researcher without any limit in quantity and from multiple workstations simultaneously. 50. Archival material that has been prepared for examination through the digitalization of the papers (including documentation relating to the pontificate of Pius XII) can be examined solely in virtual form from the IT workstations available to researchers. 51. Requests for documentation that can be examined in printed form (the periods prior to the pontificate of Pius XII) are made by filling out the “Request for Documents” form available from the staff. One form is filled out for each archival unit (file or volume). The researcher can request no more than three (3) archival units at a time, up to a maximum of five (5) per day. Once filled out, the request forms are given to the staff before the hours of 9:30, 10:30 and 11:30. Requests presented after the deadline will not be considered. It is not permitted to request material to be examined on the following day. 52. Documents to be examined in printed form are delivered by the staff and must be returned to the staff, who will keep them. The researcher will be able to consult not more than five (5) archival units at a time. These must be returned before 12:50. 53. The researcher can ask the staff to leave on hold the printed documentation he or she intends to continue examining on subsequent days. Unless otherwise specified by the Historical Archive, this documentation remains on hold for a period of fifteen (15) days. The researcher is asked to inform the staff if he or she intends to return to examine the documentation beyond this limit. 54. The Historical Archive reserves the right, for juridical-administrative, technical or conservation reasons, to exclude, either permanently or temporarily, the consultation of archival documentation requested by the researcher. VIII. REPRODUCTIONS 55. It is strictly forbidden to make reproductions of archival material examined, whether in printed or in virtual form, by means of one’s own devices (cameras, video cameras, cell phones and smartphones, portable scanners, etc.). 56. It is possible to request reproductions of archival material exclusively for personal use or for purposes of study and in hard copy. For each file or volume the photocopy request cannot exceed one third of the total number of pages. In case of a request for an excessive number of photocopies, the Head of the Historical Archive has the faculty to take appropriate precautionary measures. 57. Requests for reproductions of printed archival material for purposes of study must be presented by filling out the appropriate form for photocopies available from the staff. To request reproductions of digitalized documents for purposes of study, the researcher should follow the instructions given in the consultation program. 58. Payment for reproductions is made at the time the request is presented. Only payment in cash is accepted. 59. For reproductions intended for particular purposes (publication, exhibition, etc.), contact should be made with the Head of the Historical Archive of the Secretariat of State – Section for Relations with States and International Organizations. 60. Following authorization by the Secretary for Relations with States and International Organizations and the payment of the copyright fee, reproductions can be published, with due indication of the identification details of the archival documentation (see paragraph X). 61. In no case is it licit to provide the reproductions obtained to third parties and/or use them for commercial purposes. IX. PUBLICATION OF SOURCES 62. Permission for consultation includes authorization to publish only the transcription of archival documents (excluding inventories and other research tools made available by the Historical Archive). In order to publish reproductions of documents, it is necessary to present the appropriate request for authorization (see articles 59-61). 63. Each reference, citation, transcription, facsimile copy or reproduction of Historical Archive documentation that is published, exhibited or presented in written or verbal form (in whole or in part) through any means of communication, must be accompanied by the relevant identification details (see paragraph X). 64. Within one year of publication, researchers should deliver to the Historical Archive two copies of every publication of theirs that made use of the material kept in the Archive. 65. If at least one citation of documents from the Historical Archive appears, the bibliographic reference of the publication received will be inserted in the online “Bibliografia” page found on the ASRS website. X. CITATION OF SOURCES 66. The first citation is to be made in complete form and in the following order: Vatican City State, Historical Archive of the Secretariat of State – Section for Relations with States and International Organizations (ASRS), Collection (AA.EE.SS., Caprano, OO.II., Spogli), Pontificate, Part (if present), Series (Card. Agostino Casaroli; international institution; Rapporti delle sessioni; Scatole Bianche…; State/geographical area), Position number (Pos.), file/volume number (fasc./vol.) if present, leaf number(s) (f./ff.) specifying recto or verso. Examples: ASRS, [collection] Congregazione degli Affari Ecclesiastici Straordinari, [pontificate] Pius XI, [series] Germany, Pos. 652 P.O., fasc. 201, f. 10r. ASRS, AA.EE.SS., Pius XII, part I, France, Pos. 842, ff. 2r-4v. ASRS, AA.EE.SS., Pius XII, part Asterisco, Cuba, Pos. 1*, ff. 8r-9v. ASRS, AA.EE.SS., Pius XII, part Extracta, America, Pos. 233, f. 14r. ASRS, Organizzazioni Internazionali, Pius XII, Alcolismo 3106, Pos. 2, ff. 1r-26v. ASRS, Spogli, Card. Agostino Casaroli, Pos. 4, f. 4r. 67. For subsequent citations, the following abbreviations are permitted: Historical Archive of the Secretariat of State – Section for Relations with States and International Organizations = ASRS Collection Congregazione degli Affari Ecclesiastici Straordinari = AA.EE.SS. Collection Organizzazioni Internazionali = OO.II. |
