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UFFICIO DEL REVISORE GENERALE
Officium Recognitoris Generalis
Procedura in materia di segnalazioni ai sensi dell’art. 7
dello Statuto
dell’Ufficio del Revisore Generale
24 gennaio 2024
Premessa
Il 19 settembre 2016 la Santa Sede, agendo anche in nome e per conto dello Stato
della Città del Vaticano, ha aderito alla Convenzione delle Nazioni Unite contro
la Corruzione (cd. Convenzione di Mérida) con l’intento di “contribuire e dare
il suo sostegno morale alla prevenzione globale, alla repressione ed alla
persecuzione di tale crimine[1]”.
Tale Convenzione prevede che «ciascuno Stato esamin[i] l’attuazione di misure
e sistemi tali da facilitare la segnalazione da parte dei pubblici ufficiali
alle autorità competenti, degli atti di corruzione di cui essi sono venuti a
conoscenza nell’esercizio delle loro funzioni»[2] e «consider[i] la possibilità di incorporare nel proprio sistema giuridico le
misure appropriate per proteggere da qualsiasi trattamento ingiustificato ogni
persona che segnali alle autorità competenti, in buona fede e sulla base di
ragionevoli sospetti, qualsiasi fatto concernente i reati stabiliti dalla
presente Convenzione»[3].
In funzione di quanto sopra, lo Statuto dell’Ufficio del Revisore Generale (“URG”), entrato in vigore
il 16 febbraio 2019, prevede all’art. 7 § 1 che il Revisore
Generale sia destinatario di segnalazioni effettuate da parte di
persone che ne sono a conoscenza nell’esercizio delle proprie
funzioni su situazioni particolari connesse a: anomalie
nell’impiego o nell’attribuzione di risorse finanziarie o
materiali; irregolarità nella concessione di appalti o nello
svolgimento di transazioni o alienazioni; atti di corruzione
o frode[4].
Il ruolo di destinatario delle segnalazioni del Revisore
Generale è confermato dalla recente Costituzione Apostolica “Praedicate
Evangelium” che all’art. 224 § 2 attribuisce al Revisore
Generale il compito di esaminare le segnalazioni e
successivamente di presentarle con una relazione al Prefetto
della Segreteria per l’Economia e, qualora lo ritenga
necessario, anche al Cardinale Coordinatore del Consiglio per
l’Economia.
Scopo del documento
Il presente documento ha l’obiettivo di fornire indicazioni
sulle modalità di invio delle suddette segnalazioni e sulla
gestione delle stesse da parte dell’URG.
La segnalazione all’URG non sostituisce, laddove ricorrano i
presupposti, l’obbligo di segnalazione di fatti o circostanze
potenzialmente penalmente rilevanti all’Autorità giudiziaria
vaticana.
I soggetti segnalanti
L’art. 7 § 1 dello Statuto dell’URG prevede l’invio di segnalazioni “dalle
persone che ne sono a conoscenza nell’esercizio delle proprie funzioni”.
A titolo esemplificativo e non esaustivo, rientrano tra i
soggetti segnalanti:
a) i membri, gli officiali e i dipendenti delle varie Istituzioni curiali e delle Istituzioni ad essa collegate
e dello Stato della Città del Vaticano;
b) i legati pontifici ed il personale di ruolo diplomatico della Santa Sede;
c) le persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di
direzione, nonché coloro che esercitano, anche di fatto, la gestione e il
controllo, degli Enti direttamente dipendenti dalla Santa Sede ed iscritti nel
registro delle persone giuridiche tenuto presso il Governatorato dello Stato
della Città del Vaticano;
d) i collaboratori e i consulenti dello Stato della Città del Vaticano, della Santa
Sede e di tutte le
Istituzioni, gli Organismi e gli Enti collegati o che vi fanno riferimento, con qualsivoglia tipologia di
incarico o di contratto;
e) qualsiasi persona fisica cliente, fornitore, appaltatore o subappaltatore;
ovvero dipendente o
collaboratore di imprese che intrattengono rapporti con lo Stato della Città del Vaticano, con la Santa
Sede o con Istituzioni, gli Organismi e gli Enti collegati o che vi
fanno riferimento;
f) ogni altra persona titolare, anche di fatto, di un mandato amministrativo o
giudiziario nella Santa Sede o nello Stato Città del Vaticano, a titolo
permanente o temporaneo, remunerato o gratuito, qualunque sia il suo
livello gerarchico.
L’oggetto delle segnalazioni
Le segnalazioni possono avere ad oggetto situazioni
particolari connesse a:
§ anomalie nell’impiego o nell’attribuzione di risorse finanziarie o materiali;
§ irregolarità nella concessione di appalti o nello svolgimento di transazioni
o alienazioni;
§ atti di corruzione o frode.
Le segnalazioni possono dunque riguardare comportamenti impropri che rappresentano una minaccia
o un danno al bene comune. Tra questi comportamenti possono
rientrare a titolo esemplificativo e non esaustivo: irregolarità
contabili, false dichiarazioni; come pure comportamenti volti a
ostacolare la presentazione di segnalazioni, a violare i
relativi obblighi del segreto d’ufficio o a discriminare il
segnalante.
Le informazioni segnalate possono riguardare fatti accaduti o
di probabile verificazione.
Le persone segnalanti devono avere ragionevoli motivi di
ritenere, alla luce delle circostanze e delle informazioni di
cui dispongono al momento della segnalazione, che i fatti che
segnalano siano veri.
Le segnalazioni all’URG non dovranno riguardare doglianze di
carattere personale del segnalante o rivendicazioni che
rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o rapporti con
il superiore gerarchico o colleghi per le quali occorre fare
riferimento alla disciplina e alle procedure vigenti.
Elementi e caratteristiche della segnalazione
La segnalazione può essere presentata al Revisore Generale in forma
scritta o
orale. Nella segnalazione devono essere indicati i seguenti elementi
essenziali:
§ il nome, il cognome, i dati anagrafici e i recapiti (indirizzo di posta
elettronica, luogo di residenza, domicilio, luogo di lavoro) del segnalante;
§ i fatti oggetto della segnalazione con indicazione dell’Istituzione curiale o
Ente a cui questa fa riferimento.
Alle segnalazioni effettuate in forma anonima non viene dato
alcun seguito ai sensi della presente procedura. Il Revisore
Generale provvederà ad archiviare le segnalazioni anonime
ricevute.
Il soggetto segnalante potrà indicare:
§ le modalità con le quali si è venuti a conoscenza del fatto/situazione;
§ i soggetti coinvolti nella situazione oggetto di segnalazione;
§ le circostanze di tempo e di luogo in cui il fatto è stato commesso;
§ i soggetti che sono potenzialmente a conoscenza dei fatti;
§ ogni altra informazione utile alla ricostruzione dei fatti segnalati.
È auspicabile che le segnalazioni siano supportate da
documentazione.
Tutela del soggetto segnalante
§ Il Revisore Generale custodisce la confidenzialità, l’integrità e la sicurezza delle segnalazioni,
e garantisce in modo particolare la riservatezza dell’identità del
soggetto segnalante.
L’identità della persona che fa una segnalazione può essere
rivelata soltanto all’Autorità giudiziaria vaticana quando
quest’ultima, con decisione motivata, ne affermi la necessità a
fini di indagine o di attività giudiziaria.
Il divieto di rilevare l’identità del segnalante è da
riferirsi non solo al nominativo del segnalante, ma anche a
tutti gli elementi della segnalazione, inclusa la documentazione
ad essa allegata, nella misura in cui il loro disvelamento,
anche indirettamente, possa consentire l’identificazione del
segnalante.
Tutti coloro che partecipano, a qualsiasi titolo, all'attività di analisi delle segnalazioni ricevute
sono tenuti al segreto d’ufficio.
§ Le segnalazioni fatte in buona fede al Revisore Generale, ai sensi dell’art. 7 §
3 dello Statuto dell’URG, non producono alcuna responsabilità per la violazione
del segreto di ufficio o di eventuali altri vincoli alla divulgazione che siano
dettati da disposizioni di legge, amministrative o contrattuali.
Fasi del procedimento di gestione delle segnalazioni
Il procedimento di gestione delle segnalazioni si articola nelle
seguenti fasi:
a) Ricezione e protocollazione della segnalazione
b) Valutazione preliminare della segnalazione
c) Fase istruttoria
d) Esiti dell’istruttoria
e) Conservazione della documentazione
a) Ricezione e protocollazione della segnalazione
Il procedimento è avviato a seguito della ricezione della
segnalazione.
In caso di presentazione in forma scritta, la segnalazione, debitamente sottoscritta, va trasmessa all’URG tramite:
posta ordinaria, raccomandata con ricevuta di ritorno, o consegna
brevi manu, all’indirizzo: Revisore Generale
Ufficio del Revisore Generale Largo del Colonnato, 3
00120 Città del Vaticano
oppure tramite posta elettronica alla casella dedicata: segnalazionianomalie@urg.va
Ad ogni segnalazione viene attribuito un codice univoco
progressivo, registrando la data e l’ora di ricezione ed il canale
di ricezione della stessa.
Per garantire la riservatezza, in caso di trasmissione tramite
posta ordinaria, raccomandata A/R o tramite consegna brevi manu
in sede è opportuno che la segnalazione sia inserita in busta
chiusa e indirizzata al Revisore Generale, con la dicitura ben
evidente “Riservato” oppure “Riservato Solo Mani Proprie”.
Sempre al fine di garantire la riservatezza del segnalante, in
caso di trasmissione tramite posta elettronica, è opportuno che il
documento contenente la segnalazione sia inserito come allegato al
messaggio di posta elettronica, insieme ad altri eventuali documenti che si ritenga di inviare a corredo
della segnalazione; nell’oggetto della mail va indicata la dicitura
ben evidente “Riservato”.
Al fine di supportare i soggetti segnalanti nella predisposizione
di segnalazioni complete, contenenti tutti gli elementi necessari ai
fini della relativa analisi, l’URG potrà predisporre un “modulo
segnalazioni” che potrà essere utilizzato, in formato cartaceo o
elettronico, per la trasmissione delle informazioni all’URG.
Il modulo potrà anche prevedere la trasmissione di documenti
allegati, utili ai fini della descrizione dei fatti oggetto di
segnalazione o ad evidenza degli stessi.
Sebbene l’utilizzo del modulo sia altamente raccomandato, la segnalazione, con eventuali documenti
allegati, può essere trasmessa anche con dichiarazione in formato
diverso da quello previsto dal modulo, purché sottoscritta e
contenente gli elementi essenziali sopraindicati.
Le segnalazioni orali sono possibili, su richiesta della
persona segnalante, mediante un incontro diretto o mediante
videoconferenza con il Revisore Generale, che verranno organizzati
entro e non oltre venti giorni lavorativi dalla richiesta.
Dell’incontro è redatto un verbale dal personale addetto al
trattamento della segnalazione che viene approvato dal segnalante.
b) Valutazione preliminare della segnalazione
Una volta ricevuta la segnalazione, il Revisore Generale
individua nell’ambito del proprio ufficio le persone che lo
supporteranno nell’analisi della segnalazione.
Entro e non oltre trenta giorni dal ricevimento della
segnalazione ricevuta via posta, ordinaria o
elettronica, l’URG provvede ad informare per iscritto il segnalante della ricezione della segnalazione.
La segnalazione viene innanzi tutto sottoposta a un’analisi preliminare volta a valutare la sussistenza
dei requisiti minimi di ammissibilità.
La segnalazione sarà considerata inammissibile nelle seguenti
ipotesi:
i. forma anonima della segnalazione o carenza dei dati anagrafici tali da poter
identificare con certezza il segnalante;
ii. mancanza dei dati che costituiscono elementi essenziali della segnalazione;
iii. doglianze di carattere personale o rivendicazioni che rientrano nella disciplina del rapporto di
lavoro;
iv. assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti;
v. contenuto generico della segnalazione tale da non consentire la comprensione
dei fatti;
vi. produzione di sola documentazione in assenza della segnalazione di condotte
illecite o irregolarità;
vii. incompetenza dell’URG sulle questioni segnalate.
Prima di pronunciarsi sull’ammissibilità, l’URG, ove lo ritenga opportuno, può richiedere al soggetto
segnalante elementi integrativi.
In caso di inammissibilità della segnalazione, l’URG provvede all’archiviazione della stessa, dandone
tempestiva e motivata comunicazione al segnalante.
c) Fase istruttoria
Qualora a seguito dell’analisi preliminare le segnalazioni acquisite siano ritenute ammissibili, l’URG
procede al relativo esame, avviando la propria attività istruttoria.
Le attività di esame potranno contemplare, oltre all’interlocuzione
con il segnalante tramite canali informatici o di persona, anche
l’audizione di altri soggetti coinvolti nei fatti segnalati, ovvero l’acquisizione di atti o documenti dagli
uffici coinvolti o anche il coinvolgimento a supporto delle attività
di soggetti di altri uffici dell’amministrazione o di soggetti
esterni, avendo sempre cura che non sia compromessa la tutela della
riservatezza del segnalante e del segnalato.
Laddove sia necessario il coinvolgimento di eventuali consulenti
esterni all’URG, lo stesso non trasmette la segnalazione, ma solo
gli esiti delle verifiche eventualmente condotte, e, se del caso,
estratti accuratamente anonimizzati della segnalazione, prestando la
massima attenzione per evitare che dalle informazioni e dai fatti
descritti si possa risalire all’identità del segnalante.
d) Esiti dell’istruttoria
Ove dall’attività di esame emerga la competenza di altre Autorità, l’URG trasmette tempestivamente
la segnalazione all’Autorità competente, dandone tempestivo avviso
al segnalante.
In tal caso, stante la propria responsabilità in merito alla
tutela dell’identità del segnalante, sarà cura dell’URG specificare
che si tratta di segnalazione ricevuta ai sensi dell’art. 7 dello
Statuto dell’URG e che, dunque, nel processo di gestione si dovrà
assumere ogni cautela al fine di preservare la confidenzialità,
l’integrità e la sicurezza delle segnalazioni, e garantire in modo
particolare la riservatezza dell’identità del soggetto segnalante.
L’URG, qualora al termine delle verifiche di propria competenza
ritenga che le segnalazioni non siano fondate, provvede
all’archiviazione delle stesse.
Terminato l’esame delle segnalazioni, il Revisore Generale le
presenta con una relazione al Prefetto
della Segreteria per l’Economia e, qualora lo ritenga necessario, anche al Cardinale Coordinatore del
Consiglio per l’Economia. Rimane comunque l’obbligo di segnalazione
all’Autorità giudiziaria, ai sensi dell’art. 4 § 3 c) dello
Statuto dell’URG.
L’URG comunica per iscritto all'autore della segnalazione
informazioni sulle decisioni adottate entro tre mesi dalla data
di avviso di ricevimento della segnalazione. Il termine di tre mesi
può essere prorogato di altri tre mesi in casi debitamente
giustificati. In quest’ultimo caso, il segnalante al termine dei
primi tre mesi verrà informato della proroga.
e) Conservazione della documentazione
Il Revisore Generale assicura la conservazione della
documentazione applicando quanto stabilito nell’art. 10 dello
Statuto dell’URG e nel Motu Proprio “La Cura vigilantissima”
del 21 marzo 2005.
Disposizioni finali
La presente procedura entra in vigore il 1 febbraio 2024 e
sarà pubblicata mediante affissione al Cortile di San Damaso e sarà
data adeguata pubblicità attraverso le pagine istituzionali
dell’Ufficio del Revisore Generale e dell’Ufficio del Lavoro della
Sede Apostolica.
_______________________________________________________
[1] Atto di adesione della Santa Sede alla Convenzione di Mérida.
[2] Convenzione di Mérida, art. 8 § 4.
[3] Convenzione di Mérida, art. 33
[4] Internazionalmente, si suole indicare come “whistleblower” il soggetto
che segnala illeciti o irregolarità conosciuti in ragione della propria attività
lavorativa, a soggetti espressamente dedicati a gestire le segnalazioni,
internamente o esternamente all’Ente di riferimento. In questo senso, anche
l’art. 7 § 2 dello Statuto dell’URG, nel disciplinare la tutela della
riservatezza del segnalante viene a denominare il segnalante come “whistleblower”. |
