A Secretaria de Estado é o dicastério da Cúria Romana que mais de perto coadjuva o Sumo Pontífice no exercício da sua suprema missão (Pastor Bonus, art. 39).

A origem histórica da Secretaria de Estado remonta ao século XV. Com a Constituição Apostólica Non debet reprehensibile, de 31 de Dezembro de 1487, foi instituída a Secretaria Apostolica, composta por 24 Secretários Apostólicos, um dos quais, chamado Secretarius domesticus, ocupava lugar proeminente. Desta Secretaria Apostolica derivaram a Chancelaria dos Breves, a Secretaria dos Breves para os Príncipes e a Secretaria das Cartas Latinas.

Leão X instituiu outro cargo, o de Secretarius intimus, para ajudar o Cardeal que assume a orientação dos negócios de Estado e para a correspondência em língua vernácula, dirigida principalmente aos Núncios Apostólicos (que começavam então a ser instituídos com funções diplomáticas estáveis). Assim, a Secretaria de Estado desenvolveu-se especialmente no período do Concílio de Trento.

O Secretarius intimus, também chamado Secretarius Papæ ou maior, foi, durante muito tempo, quase sempre um Prelado, não raramente revestido da dignidade episcopal. Somente desde o início do pontificado de Inocêncio X é que foi chamado a esse alto cargo uma pessoa já revestida da púrpura e não pertencente à sua família. Inocêncio XII aboliu definitivamente o cargo de Cardeal sobrinho, tendo o Cardeal Secretário de Estado assumido sozinho os seus poderes.

Em 19 de Julho de 1814, Pio VII criou a Sagrada Congregação dos Assuntos Eclesiásticos Extraordinários, ampliando a Congregação Super negotiis ecclesiasticis regni Galliarum, instituída por Pio VI em 1793. São Pio X, pela Constituição Apostólica Sapienti Consilio de 29 de Junho de 1908, dividiu a Sagrada Congregação dos Assuntos Eclesiásticos Extraordinários na forma fixada pelo Codex Iuris Canonici de 1917 (cân. 263) e estabeleceu as funções de cada uma das três secções: a primeira delas tratava essencialmente dos assuntos extraordinários, enquanto a segunda se interessava pelos assuntos ordinários, e a terceira, que até então fora um organismo autónomo (Chancelaria dos Breves Apostólicos), tinha por missão cuidar da preparação e despacho dos Breves Pontifícios.

Paulo VI, com a Constituição Apostólica Regimini Ecclesiæ Universæ, de 15 de Agosto de 1967, cumprindo o desejo expresso pelos Bispos no Concílio Vaticano II, reformou a Cúria Romana e deu um novo rosto à Secretaria de Estado, suprimindo a Chancelaria dos Breves Apostólicos, que era a terceira secção, e transformando a que era antigamente primeira secção, ou seja, a Sagrada Congregação dos Assuntos Eclesiásticos Extraordinários, num organismo distinto da Secretaria de Estado, embora estritamente ligado com ela, e que tomou o nome de Conselho dos Assuntos Públicos da Igreja.

João Paulo II, em 28 de Junho de 1988, promulgou a Constituição Apostólica Pastor Bonus, pela qual, reformando a Cúria Romana, dividiu a Secretaria de Estado em duas Secções: a Secção dos Assuntos Gerais e a Secção das Relações com os Estados, na qual confluiu o Conselho dos Assuntos Públicos da Igreja. Deste modo, ficaram asseguradas tanto a unicidade como a diversidade específica do serviço que a Secretaria de Estado é chamada a oferecer ao Papa.

A Secretaria de Estado é presidida por um Cardeal que assume o título de Secretário de Estado. Primeiro colaborador do Papa no governo da Igreja universal, o Cardeal Secretário de Estado pode ser considerado o máximo expoente da actividade diplomática e política da Santa Sé, representando, em circunstâncias particulares, a própria pessoa do Sumo Pontífice.

A Secção dos Assuntos Gerais

De acordo com os arts. 41-44 da Pastor Bonus, compete à Secção dos Assuntos Gerais ou Primeira Secção despachar as questões que digam respeito ao serviço quotidiano do Sumo Pontífice, quer na solicitude pela Igreja universal quer nas relações com os Dicastérios da Cúria Romana. Cuida da redação dos documentos que o Santo Padre lhe confia. Executa os actos relativos às nomeações da Cúria Romana e guarda o selo de chumbo e o anel do Pescador. Regulamenta a função e a actividade dos Representantes da Santa Sé, especialmente naquilo que concerne às Igrejas locais. Leva a efeito tudo o que diz respeito às Embaixadas junto da Santa Sé. Vela sobre os órgãos de comunicação oficial da Santa Sé e cuida da publicação dos «Acta Apostolicæ Sedis» e do «Anuário Pontifício».

A Primeira Secção da Secretaria de Estado é dirigida por um Arcebispo, o Substituto para os Assuntos Gerais, coadjuvado por um Prelado, o Assessor para os Assuntos Gerais. A figura do Substituto aparece pela primeira vez no ordenamento hierárquico da Secretaria de Estado em 1814.

A Secção das Relações com os Estados

A Secção das Relações com os Estados ou Segunda Secção tem como função própria, segundo os arts. 45-47 da Pastor Bonus, cuidar das questões que devem ser tratadas com os Governos civis. Assim competem-lhe: as relações diplomáticas da Santa Sé com os Estados, incluindo a estipulação de Concordatas ou acordos semelhantes; a representação da Santa Sé junto dos Organismos e das Conferências Internacionais; em circunstâncias particulares, por encargo do Sumo Pontífice e consultados os competentes Dicastérios da Cúria, a provisão das Igrejas particulares, e também a sua constituição ou alteração; em estreita colaboração com a Congregação dos Bispos, as nomeações dos Bispos nos países que estabeleceram com a Santa Sé tratados ou acordos de direito internacional.

Esta Secção tem a sua origem na Congregação Super negotiis ecclesiasticis regni Galliarum, instituída por Pio VI pela Constituição Sollicitudo omnium ecclesiarum, de 28 de Maio de 1793, para tratar dos problemas postos à Igreja pela revolução francesa. Em 1814, Pio VII estendeu ao mundo inteiro a competência deste organismo, que chamou Congregatio extraordinaria præposita negotiis ecclesiasticis orbis catholici. Poucos anos depois, Leão XII mudou-lhe o nome para Congregatio pro negotiis ecclesiasticis extraordinariis: permaneceu com este título até 1967, quando Paulo VI separou tal organismo da Secretaria de Estado, designando-o por Conselho dos Assuntos Públicos da Igreja, substituído depois pela actual Secção das Relações com os Estados.

A Segunda Secção da Secretaria de Estado é dirigida por um Arcebispo, o Secretário para as Relações com os Estados, coadjuvado por um Prelado, o Subsecretário para as Relações com os Estados, e assistido por Cardeais e Bispos.

O Papa Francisco constituiu a terceira Secção da Secretaria de Estado com a denominação de Secção para o pessoal com função diplomática da Santa Sé, reforçando o atual departamento do delegado para as Representações pontifícias. A notícia foi comunicada pela mesma Secretaria de Estado na manhã de 21 de novembro.

A Secção, que dependerá do secretário de Estado, será presidida pelo delegado para as Representações pontifícias, atualmente o arcebispo Jan Romeo Pawłowski. Terá a finalidade de demonstrar a atenção e a proximidade do Pontífice e dos superiores da Secretaria de Estado aos funcionários diplomáticos. Para tal finalidade o delegado para as Representações pontifícias poderá prever visitas às sedes das representações pontifícias com regularidade.

A terceira Secção ocupar-se-á exclusivamente das questões atinentes às pessoas que trabalham no serviço diplomático da Santa Sé ou que se preparam para isto, como por exemplo a seleção, a formação inicial e permanente, as condições de vida e de serviço, as promoções, as autorizações.

No exercício destas funções gozará da justa autonomia e, ao mesmo tempo, procurará estabelecer uma estreita colaboração com a Secção para os Assuntos gerais, que continuará a ocupar-se das questões gerais das representações pontifícias e com a Secção para as Relações com os Estados, que se ocupará dos aspetos políticos do trabalho das representações pontifícias. Neste sentido, o delegado para as Representações pontifícias participará, juntamente com o substituto para os Assuntos gerais e o secretário para as Relações com os Estados, nas reuniões semanais de coordenação presididas pelo secretário de Estado. Além disso, ele convocará e presidirá às reuniões ad hoc para a preparação das nomeações dos representantes pontifícios. Por fim, será responsável, juntamente com o presidente da Pontifícia academia eclesiástica, no que diz respeito à seleção e à formação dos candidatos.